Breve guida su come fare preventivi che siano chiari e in grado di tutelare sia il professionista che lo redige e il cliente che lo accetta
Veniamo in contatto, come lavoratori autonomi, con un potenziale cliente; parliamo delle cose che facciamo e di come le facciamo, ci mettiamo in mostra e riusciamo ad emergere.
Poi all’improvviso arriva la richiesta che in parte attendevamo e dall’altra ci atterrisce: mi manderesti un preventivo?
Questa frase tanto bella e armoniosa manda spesso nel panico molti freelance che cercano di coltivare i loro primi pacchetti clienti.
Vi rassicuro intanto specificando che il preventivo appartiene alla stessa specie animale dei lupi, dei contratti e dei documenti legali: fanno paura per via di vecchi retaggi culturali ma in realtà non sono pericolosi.
Basta conoscerli e ci possono essere di grande aiuto, possono essere dei grandi alleati (sui lupi non ci metto la mano sul fuoco non essendo zoologa, ma su contratti e preventivi, fidatevi, perché sono avvocata).
Vediamo insieme come fare un preventivo che sia chiaro e professionale, in grado di tutelare il tuo lavoro e l’investimento del cliente, ma prima è utile ribadire l’ovvio:
Che cosa è un preventivo
Come già indicato nel post in cui abbiamo parlato della differenza tra contratto e preventivo, quest’ultimo è un documento di natura “precontrattuale” : in esso illustriamo al cliente alcuni elementi alla base della nostra prestazione, prima ancora che ci venga commissionata e al fine di ottenere il lavoro e la commessa.
Solo in seguito all’accettazione da parte del cliente sarà bene che il preventivo si trasformi in contratto, il quale può essere redatto dal fornitore (cioè da noi) o dal suo avvocato o dal committente (i.e. dal suo legale); l’importante è che sia accurato e che venga letto e discusso da entrambe le parti. Letto e discusso, mi raccomando. Non lanciato dentro caselle email a casaccio, non liquidato da un “ti ho mandato il contratto per la firma”.
Letto e discusso che anche i contratti hanno un cuore.
Qui riassumo 5 cose importanti da fare prima di firmare un contratto come freelance.
Ciao, io sono Valentina Fiorenza, avvocata specializzata in contratti e legalità online.
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Ecco ora, sia per chi è ai primi preventivi e sia per chi ne ha fatti già diversi e si chiede se li stia facendo nel modo giusto, un elenco di cose da tenere a mente per fare un buon preventivo e arrivare, perché no, ad un buon contratto.
- 1. Scorpora ed elenca il numero di attività che svolgerai (se possibile, con relativa tariffa)
Spesso un cliente non ha ben chiaro in che cosa consista la mole di lavoro di un freelance al quale sta commissionando un servizio. Se il preventivo indica solo “realizzazione sito” oppure “gestione social per sei mesi” oppure “servizio fotografico”, non gli diamo una mano in questo lavoro di comprensione.
Per cui, sempre meglio indicare nel preventivo, a titolo di esempio:
Attività di creazione sito web di tot pagine statiche e tot pagine dinamiche:
ricerca iconografica
realizzazione testi pagine statiche
impostazioni seo on page
impostazione seo off page
Impostazione e proposta mock-up
Riunione di brief + 3 incontri intermedi per discussione avanzamento
Consegna del sito web
Tot: tariffa.
Questo elenco di attività che compongono il servizio finale non solo aiuta il cliente a capire in che cosa consiste realmente il lavoro per il quale sta pagando, ma suggerisce che sappiamo cosa facciamo e come farlo e, soprattutto, ci permette di non trovarci, come spesso accade, nella condizione di avere, per prassi o per contratto, più richieste di quelle per le quali siamo pagati.
- 2. Indica le tempistiche di validità
Molto a lungo ho ritenuto questo aspetto ovvio, ma più ricevo preventivi più mi rendo conto che quasi nessuno indica un aspetto importantissimo di un preventivo: i tempi di validità. Essi sono necessari per far capire al tuo (speriamo) futuro cliente che ti impegni a garantire quelle tariffe fino alla data indicata nel preventivo.
Dopo un anno la tua mole di lavoro potrebbe essere raddoppiata e quindi per continuare a gestire il singolo cliente potresti voler più soldi (ci sta, non sentirti in colpa, il mercato va così e il cliente lo sa).
Per non parlare del fatto che se il costo di tutto (benzina, gas, materie prime, pasta, pane, apparecchi telefonici, contratti internet) aumenta di anno in anno, perché mai solo le tue tariffe dovrebbero restare immutate per sempre?
- 3. Indicare metodi e tempi di pagamento richiesti
Sarebbe poi utile inserire nel preventivo i metodi di pagamento che accettiamo e (plus) le tempistiche di pagamento richieste.
Ovviamente è tutto discutibile con il cliente che potrebbe aver una qualche necessità particolare, tuttavia, porre luce sulla questione è importante per non trovarsi con un cliente esterrefatto davanti alla nostra richiesta di pagamento anticipato quando lui si aspettava di pagare trascorsi “60 giorni data fattura”.
E comunque, tutti i cavilli relativi a pagamenti e quant’altro è bene specificarli al millesimo sul contratto.
- 4. I prezzi e il regime fiscale
Perchè adesso dovrei parlare di fisco col cliente? E’ presto detto.
Il regime fiscale influenza il costo della prestazione. La tua tariffa, se lavori in regime ordinario, sarà maggiore del 22% rispetto al costo della tua prestazione, per via dell’iva. Se invece lavori nel regime forfettario o nuovi minimi non dovrai aggiungere l’iva e questo potrebbe comportare l’avere costi più vantaggiosi per il cliente.
Soprattutto se il tuo preventivo entra in competizione con quello di altri professionisti in visione dal cliente, questo aspetto è utile e strategico da indicare (oltre che indispensabile come informazione in una fattura).
Nota a margine: se sei in regime ordinario (quello con l’iva, per intenderci) e non lavori esclusivamente B2B, non dare mai per scontato che il cliente sappia di dover aggiungere eventuali ulteriori gravami al costo del servizio
- 5. Indicare intestatario e destinatario
Ho lasciato alla fine quello che viene insegnato al primo anno di ragioneria e che in realtà è intuibile guardando un qualunque preventivo.
Ad inizio documento, è sempre bene indicare chi è il professionista (cioè noi), con tanto di dati fiscali e partita iva.
In un recente articolo ho spiegato meglio se e quando (e come) aprire la Partita Iva.
Subito dopo, indichiamo anche il destinatario, azienda o privato.
Cosa importante con la quale chiudo questo post: nel momento in cui il preventivo viene accettato, facciamolo seguire da un contratto e accertiamoci che le voci che abbiamo inserito nel preventivo vengano prese in considerazione e indicate (soprattutto tempi e modalità di pagamento).
Inoltre, impariamo ad usare i nostri preventivi anche come promemoria per noi stessi, perché si tratta di una promessa e garanzia di come eseguiremo il lavoro che ci viene commissionato.
